Impostos e numeração de facturas no WHMCS: regras de imposto, pró-forma e números repetidos

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Este artigo é para quem revende hospedagem e tem o seu próprio WHMCS. O WHMCS é um produto de outra empresa: não vendemos nem revendemos licenças, como se explica em o que é o WHMCS. Os nomes dos menus são os do WHMCS em inglês e mudam de versão para versão. A resposta curta: o WHMCS calcula o imposto e numera as facturas como lhe disser, mas não conhece as regras fiscais do seu país. Decida primeiro com o seu contabilista se cobra imposto, se os preços o incluem, e que documento conta como factura. Depois configure: as regras de imposto em Tax Configuration, a numeração no separador Invoices das definições gerais. O erro mais comum é ter dois contadores ligados com o mesmo formato, o que dá números repetidos.

Onde fica cada coisa

Definição O que faz
Tax Configuration: ligar o imposto Sem isto, nenhuma factura leva imposto, por muito que os produtos o peçam.
Imposto incluído ou acrescentado Se os preços que mostra já têm o imposto dentro, ou se ele é somado no fim. Ver o imposto numa factura de hospedagem.
Regras de imposto Que taxa se aplica a que país ou região. Há dois níveis, para quem tem de somar dois impostos.
«Apply Tax» em cada produto Cada produto, domínio ou extra tem de estar marcado para levar imposto. Um esquecido sai sem ele.
Cliente isento e número fiscal No perfil do cliente marca-se a isenção e guarda-se o número fiscal que aparece na factura.
Facturas pró-forma e numeração sequencial das pagas A factura por pagar fica como pró-forma; o número definitivo só é dado quando é paga, e as pagas seguem sem buracos. Ver factura pró-forma.
Formato do número Um modelo com partes como {NUMBER} e {YEAR}, mais o texto que quiser à volta.

Configurar sem números repetidos

1 Fale com o contabilista antes de mexer. Leve três perguntas: cobro imposto sobre hospedagem? Os meus preços incluem-no? O documento por pagar pode ser uma pró-forma, e só a paga é a factura?
2 Ligue o imposto e crie as regras em Configuration > System Settings > Tax Configuration, com a taxa que o contabilista lhe deu. Não copie taxas de outro país.
3 Marque «Apply Tax» em cada produto, domínio e extra que deve levar imposto, e confirme numa factura de ensaio que a linha do imposto aparece.
4 Ponha os seus dados na factura: no separador Invoices das definições gerais, o texto do emitente (nome, morada, número fiscal) é o que aparece no cabeçalho.
5 Escolha UMA forma de numerar. Se ligar a numeração das facturas pagas e também a numeração própria na criação, são dois contadores diferentes. Se ambos usarem o mesmo formato, o número que uma factura por pagar recebeu ao nascer pode ser dado mais tarde a uma factura paga de outro cliente.
6 Se precisa dos dois, distinga-os: um prefixo diferente no formato das que ainda não foram pagas (por exemplo «PF») acaba com a confusão. As pagas mantêm a sua série limpa.
7 Confira o número inicial no início de cada ano, se o formato tiver o ano: o contador e o ano têm de mudar juntos.
Nunca renumere facturas pagas já enviadas. Um documento fiscal emitido não se reescreve: corrige-se com outro documento, como o contabilista indicar. Mexer no contador a meio do ano sem cópia da base de dados é pedir um problema que não se desfaz.
O WHMCS faz uma factura por forma de pagamento. Se o mesmo cliente tem um serviço a pagar por transferência e outro por outro método, recebe duas facturas. Não é um erro de numeração: é assim que ele agrupa.

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