As etiquetas são o único sistema de organização que a app WhatsApp Business tem, e chegam para uma ou duas pessoas a atender. Cada conversa pode ter uma ou mais etiquetas (Novo cliente, Pagamento pendente, Entregue), e depois filtra-se a lista por etiqueta. Se hoje a sua lista de pedidos é «subir e descer até encontrar», são dez minutos que mudam o seu dia.
Como se usam, passo a passo
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Abra uma conversa e, no menu ou carregando na mensagem (depende da versão), escolha Etiqueta.
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Escolha uma das etiquetas que já vêm na app (as predefinições são de venda: novo cliente, novo pedido, pagamento pendente, pago, pedido concluído) ou crie uma sua, com nome e cor.
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Para ver só uma etiqueta, abra o separador das etiquetas e toque na que quer: aparece a lista das conversas que a têm.
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Mude a etiqueta à medida que o pedido avança: de «Pagamento pendente» para «Pago», e daí para «Entregue». É o hábito que dá valor ao sistema.
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Um conjunto pequeno que funciona
| Etiqueta |
Quer dizer |
Quem a muda |
| Novo |
Escreveu pela primeira vez e ainda não lhe respondeu a fundo. |
Quem atende, ao responder. |
| À espera de resposta |
Ficou de decidir ou de enviar informação. |
Quem atende. |
| Pagamento pendente |
Tem pedido, falta pagar. |
Quem confirma pagamentos. |
| Pago, a preparar |
Pagou, falta enviar ou entregar. |
Quem prepara. |
| Concluído |
Entregue e correu bem. |
Quem entrega. |
Menos de oito etiquetas é o ideal. Cada uma a mais é uma decisão a mais à hora de a pôr, e as que ninguém usa só atrapalham.
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As etiquetas são suas, não do cliente. O cliente nunca as vê. Escreva-as para si e para a equipa, mas sem comentários sobre a pessoa («chato», «não paga»): se algum dia essa conversa for pedida por quem lá está, ou mostrada por engano, o que escreveu fica à vista. Os dados em conversas são dados pessoais: consentimento para mensagens de WhatsApp.
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As etiquetas não viram uma lista de envio sem cuidado. A app deixa mandar uma mensagem a todos os que têm uma etiqueta, mas sofre da mesma regra das listas de difusão: só recebe quem tem o seu número guardado nos contactos. Veja listas de difusão, grupos e canais antes de contar com isso.
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Com várias pessoas, as etiquetas deixam de chegar. A app foi pensada para um telemóvel e poucos aparelhos associados. Quando começam a faltar «de quem é esta conversa?» e «quem respondeu?», é a altura de olhar para uma caixa de entrada partilhada: o Chatwoot num VPS ou a Cloud API.
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