Quem compra para uma empresa, uma instituição ou um concurso raramente pode carregar em «contratar». Precisa primeiro de um documento com os dados da empresa, os preços e uma validade, para levar a uma direcção ou a um departamento financeiro. É para isso que serve o pedido de cotação.
Não precisa de ter conta connosco, e não criamos nenhuma. A conta só nasce se aceitar a cotação.
O que se preenche
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Quem pede. O seu nome, o nome da empresa, a identificação fiscal, o e-mail e o telefone. É para este e-mail que o documento vai.
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Os dados de facturação. Morada completa, com código postal e país. É exactamente isto que sai escrito na pró-forma, letra por letra.
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O que precisa. Escolhe os serviços, o ciclo de pagamento e a quantidade. No fim há um campo livre para o que não coube nas caixas: um requisito do caderno de encargos, uma data, uma condição.
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Os dados de facturação são a parte que não se remenda depois. Uma identificação fiscal errada ou um nome de empresa mal escrito fazem o documento não servir para a contabilidade, e obrigam a pedir tudo de novo. Confira antes de avançar para os serviços.
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Não sabe o que escolher? Há uma caixa onde descreve, por palavras suas, o que a empresa faz e de que precisa, e a página sugere os serviços que encaixam. Os preços sugeridos são os mesmos da lista, sempre. Essa descrição serve só para sugerir e não fica guardada com a cotação.
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O que recebe
| O quê |
Onde |
| Uma pró-forma em PDF |
Por e-mail, para o endereço que indicou, com os dados de facturação que escreveu. É o documento que entrega à contabilidade. |
| Um número e um código |
No ecrã, logo a seguir a enviar, e também no e-mail. O código é a sua chave. |
| Uma data de validade |
Escrita no próprio documento. Os preços ficam garantidos durante 30 dias. |
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Guarde o código. É com ele, e com o e-mail com que pediu, que consulta o estado da cotação e que a aceita ou recusa. Pedimos os dois de propósito: um e-mail reencaminha-se sem querer, e atrás deste código estão os preços e os dados da sua empresa.
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Se o PDF não chegar em poucos minutos, veja a pasta do lixo electrónico antes de pedir outra. Uma segunda cotação é um segundo número, e depois são dois documentos a circular pela mesma compra.
Depois de a receber
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Consultar o estado. Na mesma página, com o código e o e-mail. Diz-lhe em que ponto está sem ter de perguntar a ninguém.
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Aceitar. Aí sim, cria-se a conta e sai a factura. É este o passo que transforma um documento numa encomenda.
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Recusar, ou deixar caducar. Não acontece nada. Não há compromisso, não há conta criada e não há nada a cancelar.
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Se a validade passar, peça outra em vez de negociar a antiga. É mais rápido, e evita que a contabilidade receba um documento fora de prazo.
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Cotação, factura, pró-forma
A pró-forma é uma proposta: diz o que custaria, com os seus dados, e não cobra nada. A factura é a cobrança, e só existe depois de aceitar. Quem lhe pedir uma pró-forma para autorizar a despesa está a pedir a primeira; quem lhe pedir para pagar está à espera da segunda.
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