A resposta curta: quem escreve em nome da empresa deve ter a sua própria caixa. Os endereços públicos (o geral, o das vendas) podem ser uma caixa partilhada, se as respostas têm de sair desse endereço, ou um simples reencaminhamento para as caixas pessoais, se só servem para avisar. O que corre mal é a equipa inteira numa só caixa com uma palavra-passe que todos sabem: ninguém sabe quem respondeu, e ninguém controla quem ainda entra.
As maneiras de organizar
| Maneira |
Serve para |
O que corre mal |
| Uma caixa por pessoa |
Cada um responde pelo que escreve, tem a sua palavra-passe e o seu histórico. Quando alguém sai, muda-se uma palavra-passe e a caixa fica na empresa. |
Se a pessoa falta, ninguém vê o correio dela, a não ser que deixe uma resposta automática ou um reencaminhamento. |
| Uma caixa partilhada, com a palavra-passe de todos |
Todos vêem tudo, e as respostas saem do endereço público. |
Não fica registo de quem respondeu ou apagou. Uma mensagem lida por um parece tratada para os outros. A palavra-passe espalha-se por muitos aparelhos. |
| Um endereço de função que reencaminha para as caixas pessoais |
Avisar várias pessoas ao mesmo tempo. |
As respostas saem dos endereços pessoais. Cada um tem a sua cópia e não se sabe quem respondeu. Reencaminhar para fora do domínio pode ir parar ao spam. |
| Uma lista de correio |
Comunicados e conversas internas de um grupo: listas de correio no cPanel. |
Não foi feita para atender clientes. |
A combinação que funciona
| 2 |
Decida o que é cada endereço público. Se as respostas têm de sair dele, é uma caixa partilhada. Se só serve para avisar, é um reencaminhamento: catch-all, reencaminhamento e alias.
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Numa caixa partilhada, combine as regras: quem atende em cada dia, e mover para uma pasta «Tratado» o que já tem resposta. Em IMAP todos vêem a mesma pasta Enviados e a mesma pasta Tratado.
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Confirme quantas caixas o seu plano permite antes de criar uma por pessoa: está na página de e-mail.
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Uma palavra-passe que anda por uma equipa acaba em telemóveis antigos, em notas e com pessoas que já saíram. É assim que muitas caixas são invadidas sem ninguém dar por isso. Se suspeitar, siga a sua conta de e-mail foi pirateada.
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Pastas em IMAP são o painel da equipa. Numa caixa partilhada em IMAP, mover uma mensagem para a pasta «Tratado» vê-se em todos os aparelhos ao mesmo tempo. Essa regra simples acaba com a maior parte dos «alguém já respondeu a isto?».
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Quer ajuda para organizar as caixas da sua equipa? Diga-nos quantas pessoas são e que endereços públicos usam.
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Nos nossos planos
Todos os planos de hospedagem partilhada têm contas de e-mail ilimitadas, por isso uma caixa para cada pessoa não custa nada a mais e a equipa pode planear uma para cada. O que o limita é o espaço que as caixas dividem com o site (10 GB no Pro, 20 GB no Plus, 30 GB no Ultra, 50 a 200 GB nos Business) e o envio por hora: 100 no Pro, 200 no Plus, 300 no Ultra.
Para ver onde está, abra a barra lateral «Estatísticas» no cPanel: mostra as contas de e-mail que tem e o espaço em uso. A página «Contas de e-mail» lista cada caixa. Se a equipa crescer além do plano, pode subir sem perder o site.
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