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A resposta curta: quando alguém entra, crie-lhe uma caixa com o nome (nome@), entregue a palavra-passe em mão e junte-o aos endereços da equipa. Quando alguém sai, não apague a caixa nesse dia: mude a palavra-passe ou suspenda o início de sessão, ponha uma resposta automática, faça chegar o correio a quem fica com o trabalho, e só mais tarde decida se apaga. Apagar uma conta de e-mail no cPanel apaga as mensagens dela.
Quem sai: o que fazer com a caixa
| Opção | Quando faz sentido |
| Mudar a palavra-passe | A caixa continua a receber e a empresa passa a ser a única que entra. É o primeiro passo em quase todos os casos. |
| Suspender o início de sessão (Email Accounts > Manage > Restrictions > Logging In) | Ninguém entra, mas o correio continua a chegar. Útil enquanto decide o que fazer com a caixa. |
| Resposta automática | Diz a quem escreve que a pessoa saiu e para onde escrever agora: resposta automática de ausência. |
| Reencaminhar para quem fica | Quem herda o trabalho recebe uma cópia do que chega, sem precisar da palavra-passe da caixa antiga. |
| Apagar a caixa e deixar só um reencaminhamento | Mais tarde, depois de guardar o que interessa. Um reencaminhamento não ocupa espaço; apagar a caixa apaga o correio que lá está. |
Quem entra e quem sai, passo a passo
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| Apagar a conta no cPanel apaga as mensagens dela. Faça a cópia antes. Se apagar por engano, fale connosco logo: pode haver uma cópia de segurança recente (restaurar uma conta de e-mail), mas isso não é um plano. E antes de ler o correio de quem saiu, confirme o que a lei e as regras da empresa permitem. |
| O que os clientes vêem deve ser um endereço de função (vendas@, apoio@). Quando alguém sai, o endereço que os clientes conhecem não muda: que endereços de e-mail deve criar uma empresa. |
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Precisa de ajuda a fechar ou a passar a caixa de quem saiu? Diga-nos o endereço e para quem deve ir o correio. Abrir pedido de suporte |
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